23/09/2024
Trong khuôn khổ Chương trình hỗ trợ thành lập Câu lạc bộ năng suất chất lượng trong sinh viên các trường đại học, cao đẳng, chiều ngày 23/9/2024, Ủy ban Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Quốc gia đã tổ chức buổi đào tạo với chuyên đề 10: “KPI: Áp dụng KPI trong thực thi chiến lược kinh doanh của tổ chức”.
Về phía Ủy ban, chương trình có sự tham gia của ông Phạm Lê Cường – Phó Chánh Văn phòng, đoàn viên thanh niên các đơn vị tham dự trực tiếp và trực tuyến.
Về phía các trường đại học, cao đẳng có sự tham gia trực tuyến của gần 100 sinh viên và thầy cô giáo đến từ: Đại học Phan Thiết, Đại học Nha Trang, Đại học Trà Vinh, Đại học Kinh tế – Đại học Quốc gia Hà Nội, Học viện Báo chí và Tuyên truyền, Đại học Bình Dương, Đại học Lâm Nghiệp, Đại học Kinh tế kỹ thuật Thái nguyên, Đại học Thủ Dầu 1, Cao đẳng Công nghệ Việt – Hàn Bắc Giang, Đại học Công nghiệp Dệt May Hà Nội, Cao đẳng Nghề Việt Xô số 1 Vĩnh Phúc, Cao đẳng Miền núi Bắc Giang, Cao đẳng Công nghiệp và Xây dựng Quảng Ninh, Cao đẳng Nghề Sóc Trăng.
Trình bày tại buổi đào tạo ThS. Nguyễn Ngọc Duy – Ủy viên Ban Chấp hành Đoàn thanh niên Ủy ban Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Quốc gia cho biết, KPI (viết tắt của Key Performance Indicator) là chỉ số đánh giá thực hiện công việc, qua đó phản ánh mức độ hoàn thành mục tiêu của cá nhân, bộ phận hoặc toàn doanh nghiệp.
Chỉ số KPI thể hiện qua các số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng,… khác nhau phù hợp đặc thù nghiệp vụ của từng đối tượng. Trong một tổ chức, KPI thường được xây dựng ở nhiều cấp độ khác nhau để vừa hiện thực hóa được mục tiêu, vừa làm thước đo tiến độ và kết quả công việc.
KPI ở level cao sẽ tập trung vào các mục tiêu chiến lược chung như: Tăng 120% tổng doanh thu trong tháng 10, Hoàn thành 35 dự án cấp tỉnh trong quý IV,… Ngược lại, KPI ở level thấp được sử dụng cho các hệ thống quy trình, cá nhân, phòng ban nhằm đánh giá hiệu suất công việc đơn lẻ. Ví dụ: Tìm kiếm được 150 khách hàng tiềm năng/tháng, Tuyển dụng được 2 nhân viên mới/tuần,…
Cũng theo ông Duy, lợi ích khi áp dụng KPI, với lãnh đạo và các cấp quản lý: Theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên trực quan, minh bạch, chính xác cũng như đề ra chế độ lương thưởng, kỷ luật phù hợp; Nâng cao hiệu quả quy trình nghiệm thu thực hiện công việc; Đảm bảo mục tiêu, tầm nhìn có thể hoàn thành đúng như kỳ vọng
Với nhân viên: Hiểu được mức độ hoàn thành công việc so với mục tiêu đề ra; Tạo động lực làm việc, hướng tới thực hiện mục tiêu; Phát hiện ra các khiếm khuyết nếu chậm tiến độ thực hiện nhiệm vụ để cải thiện kịp thời.
Yếu tố quan trọng nhất khi xây dựng các chỉ số KPI là việc phải đảm bảo chúng được gắn bó chặt chẽ với mục tiêu cụ thể của phòng ban, doanh nghiệp.
Cách xây dựng và áp dụng KPI trong tổ chức gồm 5 bước. Bước 1: Xác định bộ phận/người xây dựng KPI. Ở bước này có 2 phương pháp chính, trong đó phương pháp 1: Các bộ phận/phòng ban chức năng tự xây dựng hệ thống KPI cho các vị trí trong bộ phận/phòng ban mình; Trong đó đội ngũ quản trị nhân lực đóng vai trò hỗ trợ, chỉ dẫn về mặt phương pháp để đảm bảo KPI tuân thủ đúng các nguyên tắc trên.
Theo phương pháp này, người xây dựng KPI thường là Trưởng bộ phận/phòng/ban – người hiểu rõ và tổng quan nhất về các nhiệm vụ, yêu cầu của các vị trí chức danh trong bộ phận. Bộ phận/Phòng/Ban càng lớn thì càng chia nhỏ việc xây dựng KPI cho cấp dưới.
Phương pháp 2: Bộ phận nhân sự, đội ngũ quản lý cấp cao sẽ đưa ra bộ KPI cho phòng/ban/bộ phận. Khác với phương pháp trên, phương pháp này đảm bảo được tính khách quan, khoa học. Tuy nhiên, các chỉ số KPI đưa ra có thể không thực tế, không thể hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của bộ phận/phòng/ban.
Bước 2: Xác định các chỉ số KPI. Yếu tố quan trọng nhất khi xây dựng các chỉ số KPI là phải đảm bảo chúng được gắn bó chặt chẽ với những mục tiêu cụ thể của phòng ban, doanh nghiệp bao gồm: Mục tiêu cụ thể, mục tiêu đo lường được, mục tiêu có thể đạt được, mục tiêu thực tế, mục tiêu có thời hạn cụ thể.
Bước 3: Đánh giá mức độ hoàn thành KPI. Sau khi xây dựng KPI thành công cho các phòng ban và vị trí công việc trong doanh nghiệp, đã đến lúc áp dụng nó vào quản trị, cả nhân sự và năng suất. Bởi các KPI được xác định dựa trên tiêu chí có thể đo lường, nên chắc chắn đã có phương pháp đánh giá cụ thể cho từng mục KPI.
Nhìn chung, mọi đầu công việc, KPI đều có thể phân chia về 3 nhóm chính như sau: Mỗi nhóm KPI này sẽ có trọng số khác nhau, tùy thuộc vào mức độ quan trọng của chúng, chẳng hạn như: A: 50%; B: 30% và C: 20%
Trong đó, nhóm A: tốn nhiều thời gian để thực hiện, ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung; Nhóm B: tốn ít thời gian để thực hiện, ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung hoặc/ và tốn nhiều thời gian để thực hiện, ảnh hưởng ít đến mục tiêu chung; Nhóm C: tốn ít thời gian, ảnh hưởng ít.
Bước 4: Liên hệ giữa đánh giá KPI và lương thưởng. Với mỗi mức độ hoàn thành KPI, người xây dựng hệ thống KPI sẽ xác định mức lương/ thưởng nhất định. Chính sách này có thể được quy định từ trước bởi các cấp lãnh đạo trong doanh nghiệp, của quản lý cấp cao nhất trong phòng ban, người xây dựng hệ thống KPI hoặc do chính nhân viên tự thống nhất với nhau.
Thông thường sẽ có một buổi nghiệm thu đánh giá kết quả công việc định kỳ cuối mỗi kỳ đánh giá. Việc đánh giá nên được khách quan và toàn diện bằng cách kết hợp ý kiến của cả sếp, đồng nghiệp, khách hàng và bản thân nhân viên.
Bước 5: Điều chỉnh và tối ưu KPI. KPI cần được theo dõi và điều chỉnh theo thời gian. Hãy luôn xem xét các KPI đã được lập để đảm bảo rằng số liệu là phù hợp. Có thể mất vài tháng đầu để mọi thứ đạt đến mức tối ưu nhưng một khi đã có được KPI cuối cùng, hãy duy trì nó trong ít nhất một năm.
Buổi đào tạo “KPI: Áp dụng KPI trong thực thi chiến lược kinh doanh của tổ chức” là chuyên đề thứ 10 trong chuỗi 10 chuyên đề đào tạo về các công cụ cải tiến năng suất do các báo cáo viên của Ủy ban trình bày, lần lượt bao gồm:
“Tổng quan về năng suất”;
5S – Nền tảng cải tiến năng suất chất lượng;
TWI – Mô hình nhóm huấn luyện (TWI) nâng cao năng lực cho đội ngũ giám sát tuyến đầu;
7 lãng phí – Nhận diện các lãng phí trong sản xuất và cách loại bỏ hiệu quả;
Kaizen – Tư duy cải tiến liên tục;
QCC – Nhóm kiểm soát chất lượng;
TPM – Áp dụng TPM nhằm cải thiện hiệu quả sử dụng máy móc, thiết bị;
MFCA – Tổng quan về MFCA: Phương pháp hạch toán chi phí dòng nguyên liệu;
Lean: Tư duy giảm thiểu lãng phí (Lean) để tăng năng suất;
KPI: Áp dụng KPI trong thực thi chiến lược kinh doanh của tổ chức.
Nguồn: vietq.vn
